仕事で必要な「断る力」の重要性（社内編）

働き始めてから１０年目、仕事をする上での自分なりのコツというものが大体固まってきたなと感じています。
今回は「断る力」の大事さについて、自分が思うところを書いていこうと思います。
社内での話に限定します。
ただ自分の経験ベースの話なので、以下に書く内容がまったく通用しない職場もあるかと思います。

 

 

 

人に仕事を頼む理由の分類

上司や先輩から仕事を頼まれたり、任されたりすることはどの職場でもよくあると思います。
仕事を任す理由はいくつかに分けられます。

Ａ・仕事を覚えて成長させたい場合
Ｂ・忙しくて自分が手をつけられない場合
Ｃ・その人に任せたほうが効率が良い場合
Ｄ・担当が違うため任せる場合
Ｅ・単にやるのが面倒、もしくは嫌がらせなどの場合

Ａ～Ｄは、一応、仕事を振るにあたって合理的な理由があると言えます。

しかし逆に、Ａ～Ｄに当てはまらないのならＥに該当し、断るべきではないかと思います。

Ａ・仕事を覚えて成長させたい場合

新人・仕事に慣れていない人には、よく言うことです。
逆に言えば、もうその仕事を覚えて慣れているのであれば、Ｅに該当するのではないかと疑ったほうが良いでしょう。

Ｂ・忙しくて自分が手をつけられない場合

忙しいというのは、もっともらしい理由です。

しかし、この理由が最も曲者でしょう。
振る側が、本当に忙しいのかどうか判断が難しいからです。

Ｃ・その人に任せたほうが効率が良い場合

これは、頼まれる理由としては好ましい理由です。
その人がどこかに行くついでにお願いしたり、事情を良く知っているからこそスムーズに進むという仕事は確かにあります。
ただし、仕事が出来る人に仕事が集まり過ぎ仕事量が偏ってしまうこともあるため、頼まれる側も適度に断らないと危険です。

Ｄ・担当が違うため任せる場合

理由としては、最も角が立たない理由です。

しかし、この理由を使いすぎると、他の人も同じ理由で自分に振ってくる可能性があります。
担当が違ってもケースバイケース、持ちつ持たれつで業務を行っている場合は注意です。

Ｅ・単にやるのが面倒、もしくは嫌がらせなどの場合

問題となってくるのはこの理由です。

この理由に該当する頼まれごとは、基本的には断るべきです。
そうしないと、頼む側がどんどん楽をしてしまいますし時間の無駄です。

仕事を誰かにお願いするというのは、基本的にリスクやコストが発生します。
引き継ぐための説明にかかる時間的コスト、伝聞により情報が劣化するリスクなど、デメリットが多いです。

それでも頼むメリットが大きい場合に、ようやく任せるべき仕事になります。

 

それぞれの断り方

上司や先輩に仕事を頼まれるとなかなか断れないものですが、自分の場合の断り方や対応など、参考に書いていきます。

Ａ・仕事を覚えて成長させたい場合

僕のように１０年目くらいになってくると、大体の仕事はこなせるようになっているので、この理由で頼まれることはあまりありません。

この理由で頼まれるなら、素直に受けておくのが吉かなと思います。
仕事を新たに覚えることはプラスになるからです。

Ｂ・忙しくて自分が手をつけられない場合

この理由で頼まれる場合、だいたいＥの理由であることが多いです。
そのため「自分もすぐにはできないので、いつまでにやればいいですか？」
と聞く事にしています。
余裕のある日程であれば引き受けは可能ですし、余裕のない日程であれば「その期日だとちょっと難しいです」と言えば角は立たないと思います。

Ｃ・その人に任せたほうが効率が良い場合

この理由で頼まれた場合、僕自身が納得する場合が多いのでそれほど断りません。
しかし明らかにＥの理由が見え隠れして、断りきれなさそうな場合は「いつまでにやればいいですか？」とか「僕がやると余計遅くなると思いますが、それでも良いですか？」と聞くことが多いです。
長めの期日であれば引き受ければいいし、短いのであれば断りやすくなります。

Ｄ・担当が違うため任せる場合

これは本来自分がやるべきこと仕事なので、断ることは少し難しいです。
引き受けた上で、今後、同じ理由で仕事を振れば良いでしょう。
本当に量が多い場合は、手伝ってもらえばいいと思います。

Ｅ・単にやるのが面倒、もしくは嫌がらせなどの場合

この理由で頼まれた場合、期日や方法、進め方など、事細かに聞くと良いです。

「いつまでにやればいいですか？」「どのように進めればよいですか？」など事細かに聞けば、相手は面倒くさがって、やっぱりいいやと撤回してくれるかもしれません。

僕の上司はこのパターンが多いです。
「カタログを頼んどいて」とか、「ＦＡＸしといて」とか、ある仕事の一部だけやらせて、その後の処理もなし崩し的に任せようとしてきます。
しかし、言われた部分まで仕事が完了したあと本人に返すようにし始めたら、それほど被害に遭わなくなりました。

注意点

なんだか勢いだけで書いていたら、意外とストレートには断れないなと感じました。
しかし、自分が納得できないことを頼まれたりするのは、精神衛生上も良くないですし不公平に感じます。

何でもかんでも断るのではなく、あくまで筋が通っていない依頼のみ、ちゃんと断るほうが健全な職場環境になると思います。

ポイントは、「こいつに頼むと色々聞いてきて面倒だから、自分でやったほうがいいや」と思わせることです。
変な上司に、良いように使われないように気をつけましょう。